Tältä sivulta löydät ensin lakisääteisen rekisteriselosteen ja sen jälkeen ilmoittautumisehdot kursseille. Lue molemmat huolellisesti!

Oulun Hyvinvointistudion asiakasrekisterin, potilasrekisterin ja markkinointirekisterin tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen. Kaikki oikeudet muutoksiin pidätetään.

1. Rekisterinpitäjä

 

Oulun Hyvinvointistudio
Ratakatu 9
90130 Oulu

 

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa:

Oulun Hyvinvointistudio
Ratakatu 9
90130 Oulu
044-4235169
emma@oulunhyvinvointistudio.fi

 

Tietosuojavastaavan yhteystiedot:

Emma Mälkiä
Ratakatu 9
90130 Oulu
044-2435169
emma@oulunhyvinvointistudio.fi

2. Rekisteröidyt

 

Rekistereitä on neljä erilaista.

Potilasrekisteriin rekisteröidään Oulun Hyvinvointistudion terveydenhuoltopalveluiden, kuten fysioterapia ja hieronta, asiakkaat. Osana potilasrekisteriin kuuluu myös lantionpohjan EMG-mittaukseen ja harjoittamiseen käytettävä ohjelma sekä ultraäänilaiteeseen tallennetut kuvat ja videot.

Asiakasrekisteriin rekisteröidään Oulun Hyvinvointistudion muita palveluita, kuten liikuntapalveluita, käyttävät asiakkaat.

Ajanvarausrekisteriin rekisteröidään Oulun Hyvinvointistudion sähköistä ajanvarausta käyttävät asiakkaat.

Markkinointirekisteriin rekisteröidään Oulun Hyvinvointistudion asiakkaat tai potentiaaliset asiakkaat.

Nämä rekisterit ovat yhteiskäytössä Oulun Hyvinvointistudion palveluntuottajien kanssa. Ainoa poikkeus on hierontapalveluja tuottava hieroja Olli-Pekka Keskitalo, joka ei käytä keskitettyä potilasrekisteriä Oulun Hyvinvointistudion muiden terveydenhuollon ammattilaisten kanssa. Palveluntuottajat toimivat ammatinharjoittajina ja ovat tehneet alihankinta tai yhteistyösopimuksen Oulun Hyvinvointistudion kanssa, jossa velvoitetaan palveluntuottajia toimimaan vastuullisesti ja tietoturvallisesti lainsäädännön mukaan. Kukin erillinen Oulun Hyvinvointistudion yhteisrekisteriin liittynyt ammatinharjoittaja on itse vastuussa omalta osaltaan yhteisen rekisterin laillisesta, turvallisesta ja huolellisesta ylläpidosta. Asiakas- tai potilastietoja käytetään vain perustellusta syystä.

3. Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus

 

Potilasrekisterin pitämisen peruste on lakisääteinen (laki potilaan asemasta ja oikeuksista). Rekisteriä tulee lain mukaan pitää kaikista terveydenhuoltoon tulleista asiakkaista. Rekisterin käyttötarkoitus on:

  • fysioterapiajaksojen rekisteröinti ja kirjaaminen

  • fysioterapiapalautteiden ja -lausuntojen kirjaaminen

  • Kela-korvausten hakeminen ja käsittely

  • terveydenhuollon palveluiden toteuttaminen

  • asiakassuhteen ylläpitäminen

  • laskutus ja maksuliikenteen seuraaminen

  • tilastointi

  • asiakkaan suostumusten rekisteröinti

 

Asiakasrekisterin peruste on Oulun Hyvinvointistudion ja asiakkaan välinen asiakkuussuhde, joka syntyy asiakkaan ostaessa Oulun Hyvinvointistudion palveluita. Rekisterin käyttötarkoitus on:

  • palvelujen toteuttaminen

  • laskutus ja maksuliikenteen seuraaminen

  • asiakastapahtumien varmentaminen

  • ryhmätunneille osallistumisen varmentaminen

  • asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen

  • tilastointi

  • asiakkaiden informointi

  • asiakkaan suostumusten rekisteröinti

 

Ajanvarausrekisterin peruste on sähköinen ajanvaraus. Peruste syntyy, kun asiakas varaa ajan sähköisestä ajanvarauksesta, puhelimitse tai henkilökohtaisesti. Rekisterin käyttötarkoitus on:

  • ajan varaaminen

 

Markkinointirekisterin peruste on Oulun Hyvinvointistudion palveluista tiedottaminen ja asiakkaiden informointi. Tiedot tallennetaan markkinointirekisteriin vain asiakkaan suostumuksella. Rekisterin käyttötarkoitus on:

  • Oulun Hyvinvointistudion ja yhteistyökumppaneiden palveluista tiedottaminen

  • markkinoinnin kohdentaminen asiakkaalle

  • palveluiden ja markkinoinnin kehittäminen

  • asiakkaiden toiveiden huomioiminen ja asiakaspalvelun kehittäminen

  • analysointi ja tilastointi

  • jälleenmarkkinointi

 

4. Rekisteriin tallennettavat tiedot

 

Potilasrekisteri sisältää seuraavat tiedot:

  • nimi

  • osoite

  • sähköposti

  • puhelinnumero

  • henkilötunnus

  • mahdolliset huoltajan tiedot

  • lähete, ajanvaraus ja käynti- ja hoitojaksotiedot

  • potilaskirjaukset

  • tiedot ostetuista tuotteista / palveluista

  • tieto maksutavasta ja -suorituksesta

  • Kela-korvausta varten tarvittavat tiedot

  • fysioterapiapalautteet

  • mittaus- ja arviointitulokset

  • tiedon rekisteriselosteen lukemisesta

  • suostumuksen sähköpostiosoitteen käyttämisestä markkinointirekisterissä

  • muut asiakkaan suostumuksella kerättävät tiedot

  • lantionpohjan EMG-mittaukset

  • kuvantavan ultraäänilaitteen tallennetut kuvat ja videot tarpeen mukaan


Asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot:

  • nimi

  • ostettu palvelu tai tuote

  • palvelutapahtuman varmentaminen

  • tieto maksusuorituksesta ja -tavasta

  • tarvittaessa laskutusta varten henkilö- ja yhteystiedot

  • muut asiakkaan suostumuksella kerättävät tiedot
     

Ajanvarausrekisteri sisältää seuraavat tiedot:

  • nimi

  • puhelinnumero

  • sähköpostiosoite

  • laskutusosoite

  • asiakkaan itse kirjaamat tiedot, esimerkiksi toiveet tai alennuskoodit

 

Markkinointirekisteri sisältää seuraavat tiedot:

  • etunimi

  • sähköpostiosoite

  • suostumus vastaanottaa sähköposteja

5. Rekisteröidyn oikeudet

 

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet. Kun asiakas haluaa käyttää oikeuksiaan, hänen tulee henkilökohtaisesti käydä toimipaikassa henkilöllisyyden todistava asiakirja mukanaan. Mukana tulee olla myös allekirjoitettu pyyntö rekisterinpitäjälle. Pyynnössä asiakkaan tulee ilmoittaa nimensä, osoitteensa ja puhelinnumeronsa. Rekisterinpitäjä toimittaa kirjallisen vastauksen asiakkaalle. Jos asiakkaan tiedoissa on virheitä, asiakas voi esittää rekisterinpitäjälle virheen korjaamista koskevan pyynnön. Pyynnön esittäminen edellyttää aina henkilöllisyyden todistamista.

Tarkastusoikeus

Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.

 

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Vastustamisoikeus

Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti. 

Suoramarkkinointikielto

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Poisto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. 

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää potilasaineistoa laki potilaan asemasta ja oikeuksista -lain määrittelemän ajan. Tämän vuoksi kirjanpitoon tai potilastietoihin liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Asiakas voi milloin tahansa poistaa itsensä markkinointirekisteristä jokaisen sähköpostin alalaidassa olevan linkin kautta.

Suostumuksen peruuttaminen

Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.

Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot:  www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html

5. Säännönmukaiset tietolähteet

 

Asiakastiedot saadaan säännönmukaisesti:

  • asiakkaalta itseltään asiakassuhteen syntyessä, esimerkiksi ajanvarauksen, ryhmäilmoittautumisen tai yhteydenoton yhteydessä tai vastaanotolla

  • asiakkaan itse mukana tuomaan tiedot, esimerkiksi lähetteet, lausunnot, kuvantamistutkimukset

  • tutkimusten ja hoidon aikana esiin tulleet tiedot

  • muista terveydenhuollon yksiköistä asiakkaan luvalla saadut tiedot

  • asiakkaalta itseltään hänen ilmoittautuessaan sähköpostilistalle

  • evästeiden tai muiden vastaavien kautta saadut tiedot
     

6. Säännönmukaiset tietojen luovutukset


Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta markkinointitarkoituksessa Oulun Hyvinvointistudion ulkopuolelle. Osa palveluista on ulkoistettu, kuten tilitoimisto, potilastietokanta ja ajanvarausohjelma. Näistä kerrotaan kohdassa 8.

Terveydenhuollon palveluissa voimme asiakaan suostumuksella luovuttaa tietoja eteenpäin esimerkiksi lähettäneelle lääkärille tai työterveyshuoltoon. Tietoja luovutetaan vain asiakkaan luvalla, ellei laki tai pakottava tilanne toisin määrää.

Palvellaksemme asiakasta mahdollisimman hyvin, asiakkaan suostumuksella voimme luovuttaa asiakaan yhteystiedot, esimerkiksi sähköpostiosoitteen tai puhelinnumeron Oulun Hyvinvointistudion muille toimijoille, kuin sille, kenen kanssa asiakas on ollut kontaktissa.

Markkinointirekisterin uutiskirje:

Palveluntarjoaja sijaitsee EU:n ulkopuolella. Olemme varmistaneet, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä. Käytämme säännönmukaisesti seuraavia palvelutarjoajia:

  • Shoutout
     

7. Käsittelyn kesto


Potilastietoja säilytetään lain vaatima aika. Asiakasrekisterin tietoja säilytetään ja käsitellään pääsääntöisesti 1 kk asiakkuuden jälkeen, jonka jälkeen tiedot poistetaan. Poikkeuksena laskutustiedot, jotka säilytetään kirjanpitolain ja maksuliikenteen seuraamisen edellyttämän ajan. Ajanvarausrekisteristä asiakkaan yhteystietoja ei poisteta säännönmukaisesti, sillä asiakkuustarve voi uusia. Markkinointirekisteristä asiakkaat voivat poistua itse jokaisen sähköpostissa olevan linkin kautta.

8. Henkilötietojen käsittelijät


Potilastietoja käsittelevät Oulun Hyvinvointistudion toimijat. Potilastietoja käsitellään yhteisessä rekisterissä, johon kuuluvat kaikki Oulun Hyvinvointistudion toimijat, jos työnkuva niin edellyttää. Tietoja käsitellään vain perustellusta syystä, esimerkiksi hoidon niin edellyttäessä. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti. Ulkoistettuja palveluita ovat esimerkiksi kirjanpito, potilastietorekisteriohjelma ja ajanvarausohjelma.

9. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

 

Pääsääntöisesti henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. 

Poikkeus:

Markkinointirekisterin tietoja saatetaan siirtää säännönmukaisesti EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Kun tietoja siirretään EU:n ja ETA:n ulkopuolelle, huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista lainsäädännön edellyttämällä tavalla.  Tämä koskettaa vain markkinointirekisterin tietoja eli rekisteröidyn etunimeä ja sähköpostiosoitetta.

10. Tietojen suojaamisen periaatteet

 

Rekistereitä käsitellään huolellisesti ja turvallisesti. Erityisesti potilastiedot ovat salassa pidettäviä ja niiden käsittelyssä noudatetaan erityistä huolellisuutta.

Paperiset aineistot säilytetään asianmukaisesti lukitussa tilassa, johon ei ole pääsyä ulkopuolisilla. Paperiset aineistot tarkoittavat lähinnä ryhmätuntien läsnäololistoja. Kurssin päättymisen jälkeen paperiset aineistot tuhotaan.

Sähköisesti säilytettävät aineistot on suojattu vahvalla salasanalla. Tietokoneet ja mobiililaitteet on suojattu salasanalla ja riittävällä virus- ja haittaohjelmatorjunnalla sekä palomuurilla. Mitään tietoja, esimerkiksi kirjanpitoaineistoja, ei säilytetä kovalevyllä vaan salasanoilla suojatuissa pilvipalveluissa ja salasanoilla suojatuilla tallennusvälineillä. Ulkoistetuista palveluista, kuten potilastietokannasta, ajanvarauksesta ja kirjanpidosta on sovittu kirjallisesti ja tietoja säilytetään lain edellyttämällä tavalla. Tietoja käytetään ainoastaan rekisterin tarkoittamaan käyttöön.

11. Potilasasiamies


Oulun Hyvinvointistudion potilasasiamiehenä toimii Ismo Saarinen, 09 477 2356, ismo.saarinen@saarinenlaw.fi.

Potilasasiamiehen tehtävänä on:

  • neuvoa potilaita potilaan asemaan ja oikeuksiin liittyvissä asioissa

  • avustaa potilasta muistutusten ja potilasvahinkoilmoitusten tekemisessä sekä mahdollisten kurinpito- ja oikeustoimien vireille panemisessa

  • tiedottaa potilaan oikeuksista sekä

  • toimia muutenkin potilaan oikeuksien edistämiseksi ja toteuttamiseksi

 

12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi


Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

Kursseille osallistumisen ehdot​

Luethan huolellisesti nämä ilmoittautumisehdot ennen kurssille ilmoittautumista. Kiitos!

 

1. Vapaaehtoinen osallistuminen

Kaikille kurssille, tunneille ja tapahtumiin osallistuminen on vapaaehtoista. Kurssien ohjaajat ovat ammattitaitoisia, mutta harjoitteluun sisältyy aina riskejä. Jokainen osallistuja on itse vastuussa omasta harjoittelustaan ja tekee vain sellaisia harjoitteita, jotka ovat turvallisia hänelle. Koska kyseessä on ryhmäharjoittelu, täysin yksilöllisiä ohjeita ei voida antaa. Tarvittaessa jokainen osallistujaa huolehtii itse omasta terveydestään käymällä esimerkiksi lääkärin tai fysioterapeutin tarkastuksessa. Usealla Oulun Hyvinvointistudion ohjaajalla on fysioterapeutin koulutus, mutta koska kyseessä on liikuntapalvelu, eivät ohjaajat voi toimia tunnilla fysioterapeutin roolissa antaen yksilöllisiä fysioterapiaohjeita.

2. Oulun Hyvinvointistudion tai sen edustajan vapautus vastuusta

Osallistuja on tietoinen liikuntaharjoitteluun ja tapahtumiin osallistumiseen sisältyvistä riskeistä ja näin ollen vapauttaa Oulun Hyvinvointistudion ja sen edustajat kaikesta vastuusta, mikäli harjoittelusta aiheutuu terveyteen tai varallisuuteen kohdistuvaa vahinkoa. Harjoittelu sekä kursseille ja tapahtumiin osallistuminen tapahtuu osallistujan omalla riskillä.

3. Vakuutukset

Osallistujat vastaavat itse omasta tapaturmavakuutuksestaan.

4. Osallistujamäärä

Viikkotunneille, kursseille ja tapahtumiin otetaan vain tietyn verran osallistujia, kurssin, tapahtuman tai tunnin luonteesta riippuen. Jos kurssi, tapahtuma tai tunti on jo ehtinyt tulla täyteen, ilmoitamme siitä mahdollisimman pian.

5. Ilmoittautuminen

Kurssille ilmoittautuminen tehdään Oulun Hyvinvointistudion kotisivuilla. Vain tätä kautta tulleet ilmoittautumiset huomioidaan. Ilmoittautuminen tapahtuu joko ilmoittautumislomakkeella, ajanvarauskalenterissa tai nettikaupassa.

6. Maksuehdot

Kurssin maksuehdot löytyvä kurssien kuvauksesta. Osa kursseista maksetaan heti nettivarauksen yhteydessä pankki- tai luottokortilla, osa kursseista on mahdollista maksaa nettivarauksen yhteydessä tai paikan päällä.

Maksuvälineinä toimivat käteinen ja pankki- ja luottokortit, ellei toisin ilmoiteta. Liikuntakursseja on mahdollista maksaa myös seuraavilla liikuntaeduilla: Smartum- setelit ja -kortti, Edenred- setelit ja -kortti, ePassin mobiilisovellus sekä EazyBreak.

 

7. Käyttämättä jääneet käyntikerrat

Osallistuessaan kurssimuotoiselle viikkotunnille asiakas varaa itselleen paikan kyseiseltä tunnilta. Jos asiakkaalta jää joku kerta väliin kurssilta, ei käyntikertaa voi käyttää kurssin päättymisen jälkeen. Kurssin jälkeen on kuitenkin mahdollista osallistua yhdelle virtuaaliselle korvaustunnille. Tämä oikeus koskee vain pidempiä, viikoittain toistuvia kursseja. Osallistuja ilmoittaa kurssin aikana halukkuuden osallistua virtuaaliselle korvaustunnille ja saa kurssin päättymistä seuraavana maanantaina sähköpostiinsa linkin virtuaaliselle korvaustunnille. Virtuaalinen korvaustunti on katsottavissa viikon ajan ja tunnin voi suorittaa milloin tahansa, oman aikataulun mukaan. Huomioithan, että korvausmahdollisuus toisella tunnilla on poistunut!

8. Asiakkaan oikeus peruuttaa varaus

  • Lyhyille, päivän tai muutaman päivän kursseille ei ole peruutusoikeutta vaan ilmoittautuminen on sitova. Mahdollista etukäteen maksettua maksua ei peruuteta ja asiakkaan maksettavaksi tulee koko kurssimaksu, vaikka asiakas ei saapuisikaan paikalle.

  • Pidemmät kurssit on mahdollista perua 14 vuorokautta ennen kurssin alkua. Tällöin asiakkaan maksettavaksi tulee 30 € toimisto- ja peruutuskulut. Näiden kulujen maksamiseen ei voi käyttää liikuntaetuja.

  • Mikäli asiakas on ilmoittautunut kurssille, mutta onkin estynyt osallistumaan kurssille, voi hän itse hankkia tilalleen toisen osallistujan. Tästä ei koidu kuluja alkuperäiselle ilmoittautujalle. Muutoksista on ilmoitettava viipymättä Oulun Hyvinvointistudiolle. Oulun Hyvinvointistudiolla ei ole käytössä jonotuslistaa.

  • Mikäli peruutuksen syynä on asiakkaan sairastuminen tai vakava onnettomuus, ilmoittautuminen on mahdollista perua kuluitta ennen kurssin alkamista lääkärintodistusta vastaan. Jos kurssi on jo ehtinyt alkaa, palautetaan kurssimaksusta asiakkaalle 50 % jos peruminen tapahtuu ennen kurssin puoliväliä. Puolivälin jälkeen kurssia ei enää voi peruuttaa. Kaikkiin perumisiin tarvitaan asianmukainen todistus.
     

9. Oulun Hyvinvointistudion oikeus peruuttaa kurssi, tunti tai tapahtuma

  • Oulun Hyvinvointistudion pidättää oikeuden perua kurssin vähäisestä osallistujamäärästä johtuen tai ylivoimaisesta esteestä (force majeure) johtuen. Tällöin Oulun Hyvinvointistudion ilmoittaa asiakkaalle heti tällaisen tilanteen varmistumisen jälkeen.

  • Sairastapauksissa Oulun Hyvinvointistudio pyrkii löytämään sijaisen kurssille tai tapahtumaan, mikäli se on mahdollista. Jos sijaisen löytäminen ei onnistu, kurssi voidaan perua ja maksetut rahat palautetaan asiakkaille tai kurssi siirretään toiseen ajankohtaan.

  • Näitä peruutus- ja maksuehtoja noudatetaan, ellei tarjouksessa tai varausvahvistuksessa ole muuta ilmoitettu. Mahdolliset erimielisyydet ratkaistaan ensisijaisesti keskinäisin neuvotteluin.

  • Ilmoittautumalla kurssille hyväksyt nämä ehdot.

KAIKKI OIKEUDET MUUTOKSIIN (AIKATAULUT, HINNAT, EHDOT) PIDÄTETÄÄN!

Kysy meiltä
  • Grey Facebook Icon
  • Grey YouTube Icon
  • Grey Instagram Icon

© Oulun Hyvinvointistudio 2018